Als Geschäftsbeleg unterliegt die Aufbewahrung einer E-Mail gesetzlichen Vorgaben.Rund um den E-Mail-Verkehr gibt es eine Reihe unterschiedlicher rechtlicher Anforderungen. Die Bestimmungen sind aus verschiedenen Bestrebungen heraus entstanden und teils sehr komplex.
Eines haben alle gesetzlichen Vorgaben gleichermaßen: E-Mails müssen im Originalzustand, d.h. unverändert, archiviert werden und bei Bedarf wieder auffindbar sein.

E-mail-Archivierung - Warum nicht gleich richtig? Das reine Archivieren von E-Mails kann zwar rechtliche Anforderungen erfüllen, greift aber zu kurz, um eine ganzheitliche und damit zukunftssichere IT-Lösung für Ihr Unternehmen zu realisieren.

Mit den ELO ECM-Systemen wird der Inhalt der E-Mail transparent und nachvollziehbar in die unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse eingebunden. E-Mails werden per Mausklick wiedergefunden und deren Inhalt im Hinblick auf den Gesamtprozess kann einfach nachvollzogen werden. Die Konsequenz ist eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung. Daraus können Wettbewerbsvorteile erzielt und Risiken minimiert werden.

Mit der Standardfunktionalität der ELO ECM-Lösungen lassen sich diese rechtlichen Bestimmungen einfach und sicher erfüllen.

Welches E-mail-System haben Sie im Einsatz? Die Mehrzahl der heutigen E-mail-Systeme in den Unternehmen basieren auf Microsoft Exchange oder Lotus Domino/Notes. Für beide Systeme bestehen Möglichkeiten der automatischen E-mail-Archivierung. Für Exchange finden Sie hier weitere Informationen, wenn Sie Domino/Notes einsetzen, hier.

Aber auch wenn Sie andere Systeme im Einsatz haben, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, deren E-Mails halb- oder vollautomatisch zu archivieren. Bitte sprechen Sie uns an!

Alternativen?Gibts auch: Es kann Gründe geben, E-mail-Archivierung (zunächst) noch einfacher zu betreiben. Auch dann würden wir Ihnen gerne ein Angebot unterbreiten!

• Neben der E-mail-Archivierung im Rahmen eines unternehmensweiten DMS/ECM-Systems wie ELO besteht auch die Möglichkeit, email-Archivierung mit einer sehr kostengünstigen Softwarelösung vorallem für kleinere Unternehmen zu realisieren.
  
  
• In manchen Fällen hingegen kann der Einsatz einer speziellen Appliance sinnvoll sein. Diese kann real wie virtualisiert bereitgestellt werden.

Weitere Informationen und Hintergründe:Sehr umfassende (vorallem juristische) Hintergrundinformationen zu diesem Thema finden Sie u.a. bei der IT-Kanzlei unter http://www.it-recht-kanzlei.de/

Besonders möchten wir auf folgende Artikel verweisen:
Wieso E-Mails archiviert werden sollten
Wie E-Mails archiviert werden sollten
Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails